§4 · 18 lời khuyên
Thời gian của bạn đi đâu mất, làm sao bớt những việc vô ích, và chữa trì hoãn thế nào?
Những lời khuyên trong phần này áp dụng được ở Việt Nam.
Đổi «tôi định làm việc này» thành «8 giờ sáng thứ Ba ngồi vào bàn viết là viết phần mở đầu luôn». Gộp 94 kiểm định độc lập, người viết kiểu này đạt mục tiêu nhiều hơn rõ rệt, thuộc mức hiệu quả từ vừa đến lớn. Chỉ đổi cách viết một câu, không tốn tiền, cũng không tốn sức.
Trước khi bắt đầu, viết sẵn một câu: đến ngày... mà chưa đạt chỉ tiêu... thì dừng. Gộp nhiều nghiên cứu, cách viết này thực sự giúp người ta rút khỏi những việc vốn đã không làm nổi. Thứ tiết kiệm được là toàn bộ thời gian bạn đáng lẽ còn đổ thêm vào đó.
Tiền và thời gian đã bỏ ra khiến người ta muốn làm tiếp. Gộp 98 nhóm dữ liệu, xu hướng này tồn tại ổn định. Vì vậy khi cân nhắc có nên tiếp tục hay không, chỉ tính xem sau này còn phải bỏ thêm bao nhiêu và còn lấy lại được bao nhiêu. Những thứ đã tiêu rồi thì đừng tính vào.
Sinh viên ước tính sẽ viết xong luận văn trong 33,9 ngày, nhưng thực tế mất 55,5 ngày, chỉ 29,7% người hoàn thành đúng như họ ước tính. Nhóm khác được yêu cầu trước hết nhớ lại lần trước làm việc tương tự mất bao lâu rồi mới ước tính. Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn của nhóm này tăng từ 29,3% lên 60,0%.
Cuộc họp được gửi chương trình trước thì người tham dự dễ thấy có ích hơn. Trong một thí nghiệm, cuộc họp ngồi kéo dài hơn cuộc họp đứng 34%, nhưng hai cách họp này đưa ra quyết định có chất lượng không khác nhau.
Ngày nào họp càng nhiều thì người càng mệt, và cảm giác khối lượng việc trong tay cũng càng nhiều. Cắt bớt một cuộc họp thì thời gian tiết kiệm được chính là độ dài của cuộc họp đó, không bị giảm đi chút nào.
Khi ước tính thời gian, người ta không tự động tách việc ra từng phần để tính. Liệt kê các việc nhỏ trước rồi mới ước tính sẽ bớt ước tính ngắn hơn thực tế một đoạn. Chia nhỏ rồi, mỗi bước nhỏ đều có thể bắt tay làm ngay, nên cũng bớt trì hoãn hơn.
Khi có hạn chót do người khác đặt, 80,6% sinh viên làm xong trước hạn. Còn làm xong trong thời gian tự ước tính thì chỉ 38,7%. Việc làm xong khi nào gần như do hạn chót quyết định, quan hệ với ước tính của bản thân không lớn. Vì vậy việc không có hạn thì tự đặt một ngày và giữ lời.
Trì hoãn không liên quan nhiều đến lười biếng hay tính cách. Điều thể hiện rõ nhất việc một người có trì hoãn hay không là: việc đó khiến họ khó chịu đến đâu, họ có thấy mình làm được không, và họ dễ bị thứ trước mắt cuốn đi đến đâu. Vì vậy điều có ích là làm cho việc bớt khó chịu, thu nhỏ bước đầu tiên, chứ không phải mắng mình một trận rồi ép làm.
Đồ càng xa thì người ta lấy càng ít. Đặt cùng một loại đồ ăn vặt ra xa hơn, lượng ăn giảm rõ rệt, thuộc mức hiệu quả vừa. Bớt đi vài lựa chọn, số người lấy cũng giảm rõ rệt. Cách này không cần bạn cố nhịn tại chỗ; vài phút là bố trí xong.
Muốn ép mình làm được, có thể thưởng khi làm xong, cũng có thể đóng tiền cọc trước, làm được thì hoàn lại và thưởng thêm. Trong số những người đồng ý cả hai cách, người đóng cọc làm được nhiều hơn 13 điểm phần trăm. Nhưng chỉ có 13,7% người chịu đóng cọc, còn 90% người chịu nhận thưởng; vì vậy đặt cọc chỉ có tác dụng với người chịu cược.
«21 ngày hình thành một thói quen» không có cơ sở. Một nghiên cứu theo dõi 12 tuần tính ra, một động tác trở nên làm không cần nghĩ: nhanh thì 18 ngày, chậm thì phải 254 ngày. 2–3 tuần mà vẫn chưa thấy nhẹ nhàng là bình thường. Giữa chừng bỏ lỡ một ngày cũng không đưa tiến độ về con số không.
Trì hoãn nghiêm trọng đến mức gây khổ sở thì có thể chữa. Làm theo tài liệu tự học nhận thức - hành vi trong 10 tuần, dù có người hướng dẫn hay tự làm hoàn toàn, đều rõ rệt tốt hơn không làm gì. Có người hướng dẫn và không có người hướng dẫn không thấy khác biệt, nên tự làm theo cũng có tác dụng.
Người Trung Quốc trung bình mỗi ngày làm việc nhà 1 giờ 17 phút. Trong số những người thực sự làm việc nhà hôm đó, con số là 1 giờ 59 phút. Người bỏ tiền mua thời gian có mức hài lòng với cuộc sống cao hơn. Cùng một số tiền, chi cho việc mua thời gian làm người ta vui hơn ngay lúc đó so với chi cho việc mua đồ vật.
Người Trung Quốc trung bình mỗi ngày lên mạng 5 giờ 37 phút. Chỉ tính người thực sự có lên mạng trong ngày, là 6 giờ 3 phút. Năm 2018 theo cùng cách tính chỉ có 2 giờ 42 phút. Đây là con số lớn nhất của mục này. Mỗi ngày bớt đi một giờ, một năm sẽ có thêm 365 giờ.
Người Mỹ từ 15 tuổi trở lên xem TV trung bình 2,6 giờ mỗi ngày, chiếm nửa thời gian rảnh. Người Trung Quốc trung bình xem 1 giờ 40 phút mỗi ngày, người từ 75 đến 84 tuổi xem 3 giờ 16 phút. Đổi thông tin cần xem thành xem tập trung theo giờ cố định, thì thời gian tiết kiệm được chính là cả khối thời gian đó.
Phần lớn người đã dùng Word nhiều năm vẫn bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ. Trong thí nghiệm so sánh theo nhóm, phím tắt nhanh hơn cả menu lẫn biểu tượng. Việc học là chi phí một lần, sau đó mỗi lần thao tác hằng ngày đều đang hoàn vốn. Làm cùng một loại việc càng lâu, thu về càng nhiều.
Người có thời gian đi làm dài tự thấy cuộc sống kém hơn. Khoản thiệt hại này không được bù bằng lương hay nhà ở. Mỗi chiều bớt đi 30 phút thì một tuần tiết kiệm được 5 giờ.
